Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan
ISSN : 19784880     EISSN : 25802186
Khazanah:Jurnal Pengembangan Keasipan merupakan media komunikasi dan publikasi bidang kearsipan yang diterbitkan oleh Arsip Universitas Gadjah Mada. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan terbit sejak tahun 2007 dengan ISSN 1978-4880 (print) dan mulai diterbitkan secara daring sejak tahun 2017 dengan ISSN 1580-2186 (online),
Articles
35
Articles
Peluang dan Tantangan dalam Mengimplementasikan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik

Sihaloho, Lasmita, Sobandi, Ade

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 11, No 1 (2018): Mei 2018
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (139.46 KB)

Abstract

Seiring dengan bertambahnya jumlah dokumen yang harus disimpan secara terus-menerus sertabanyaknya kegiatan organisasi yang berkaitan dengan dokumen, maka setiap organisasi dituntut untuk dapat mengelola dokumen atau kearsipannya dengan memanfaatkan teknologi dan informasi (TI), salah satunya adalah dengan mengimplementasikan sistem manajemen dokumen elektronik (SMDE). Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan peluang dan tantangan dalam mengimplementasikan sistem manajemen dokumen elektronik (SMDE) dalam dunia pendidikan, pemerintahan dan dunia usaha. Metode penelitian yang digunakan adalah kajian eksploratif dengan kombinasi tinjauan pustaka. Data penelitian diperoleh berdasarkan hasil kajian dari beberapa sumber literatur pustaka sebagai bahan acuan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kajian sistem manajemen dokumen elektronik (SMDE) dalam dunia pendidikan, lembaga pemerintahan serta dunia usaha memiliki peluang dan tantangannya masing-masing dalam mengimplementasikan SMDE sesuai dengan tuntutan kerja dalam pengelolaan dokumen, oleh karena itu diperlukan dukungan dan kerjasama baik secara internal maupun eksternal organisasi dalam mengatasi tantangan pengelolaan dokumen yang ada sehingga manfaat SMDE dapat dirasakan secara efektif dan efisien.

Preservasi Pengetahuan Document Controller untuk Performa Organisasi

Shaura, Rizkiana Karmelia, Febriyanto, Febriyanto, Kurniawan, Hendra

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 11, No 1 (2018): Mei 2018
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (150.904 KB)

Abstract

Kajian ini akan membahas mengenai preservasi pengetahuan seorang pegawai pengendalidokumen atau yang dikenal “document controller” yang juga merangkap sebagai pustakawan padasalah satu perusahaan di Indonesia.Tujuan dari penelitian ini untuk mendeskripsikan preservasipengetahuan di PT. Transasia Resources oleh document controller. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan pendekatan etnografi, sehingga mendapatkan data yang sesuai di lapangan melalui hasil pengamatan peneliti yang pernah bekerja di lembaga ini. Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa dalam melakukan preservasi pengetahuan, document controller sesuai dengan model knowledge management EFQM yang terdiri dari enablers dan results. Kesimpulannya, preservasi pengetahuan yang dilakukan oleh perusahaan sudah memiliki atribut utama knowledge management, budaya organisasi yang cukup baik, dan alat-alat yang digunakan dalam proses kegiatan organisasi adalah untuk meningkatkan efisiensi dan performa organisasi.

Kerja Kuratorial dalam Eksebisi Arsip di Indonesia

Mulya, Lillyana, Pradita, Trisna

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 11, No 1 (2018): Mei 2018
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (155.276 KB)

Abstract

Mayoritas orang Indonesia saat ini melihat eksebisi sebagai praktik yang lekat dengan bidang seni dan budaya. Praktik ini kemudian diadopsi oleh bidang lain untuk konsep yang sama, yaitu sebagai media komunikasi antara produsen dan konsumen, baik dalam artian komersil maupun tidak komersil. Di era integrasi institusi memori, bidang arsip, sebagaimana juga dengan perpustakaan dan museum, menggunakan eksebisi sebagai strategi komunikasi untuk diseminasi informasi kepada masyarakat. Namun, eksebisi arsip di Indonesia masih terganjal pada pemahaman konsep kuratorial untuk menampilkan arsip dalam konteks. Kerja kuratorial menjadi fokus dalam kajian ini dengan terlebih dahulu mengajukan pertanyaan tentang gambaran eksebisi arsip di Indonesia dan persoalan kuratorial yang muncul dalam eksebisi arsip. Kajian ini memakai metode studi pustaka dan observasi lapangan untuk mendapatkan data mengenai praktik eksebisi arsip di Indonesia. Konten eksebisi kemudian dianalisis untuk kesesuaian objek dengan ide yang disampaikan. Kajian ini menyimpulkan bahwa melalui kerja kuratorial, eksebisi arsip mesti diperankan sebagai penyedia sumber-sumber reliabel sehingga mendapatkan tempat dalam produksi pengetahuan.

Sejarah Singkat Grha Sabha Pramana UGM dari Khazanah Arsip Universitas Gadjah Mada

Santosa, Heri

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 11, No 1 (2018): Mei 2018
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (620.557 KB)

Abstract

Penelitian ini bertujuan menyajikan informasi tentang sejarah Auditorium UGM, sehingga memudahkan para peneliti maupun pengguna arsip dalam menemukan arsip berdasarkan tematertentu. Sumber penelitian ini meliputi sumber primer dan sekunder berupa khasanah arsip statis yang ada di Arsip UGM, wawancara serta bahan pustaka. Metode yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode penelitian sejarah. GedungAuditorium UGM berdiri tegak dihamparan lahan seluas 11.069,80 meter persegi. Lahan itu, sebelumnya dikenal sebagai lapangan Pancasila. Gedung Auditorium UGM diresmikan dengan sengkalan memet yang berbunyi Catur Kumuda Ambuka Bawana: 1994. Arti sengkalan memet ini adalah bahwa UGM didirikan tahun 1949 dan peresmian Auditorium UGM pada tahun 1994, dengan harapan semoga seluruh sivitas akademika UGM selalu mendapatkan keberuntungan dan kebahagiaan di dalam tugas dan pengabdiannya demi nusa dan bangsa Indonesia. Awalnya fungsi utama Gedung Auditorium UGM digunakan untuk menunjang segala kegiatan akademik yang diselenggarakan oleh Universitas Gadjah Mada tetapi seiring berjalannya waktu gedung ini sekarang bisa dimanfaatkan oleh masyarakat umum dalam bentuk sewa.

Tata Kelola Arsip Kantor Desa di Wilayah Kecamatan Sumbang Kabupaten Banyumas dalam Mewujudkan Tertib Arsip Desa

Abriani, Nining, Anggorowati, Anis, Wardani, Nugraheni Panca

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 11, No 1 (2018): Mei 2018
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (124.822 KB)

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana tata kelola arsip dalam mendukung pelayanan administrasi pada kantor desa di Kecamatan Sumbang, Kabupaten Banyumas. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan data kualitatif. Pengamatan meliputi implementasi proses manajemen kearsipan, dan peran perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta memperhatikan faktor-faktor yang menjadi penentu dalam pelaksanaan pengelolaan arsip yaitu sumber daya manusia, sarana prasarana, anggaran, dukungan dan perhatian pimpinan. Data yang dianalisis adalah hasil observasi dan hasil wawancara dengan kepala desa, sekretaris desa, dan kaur umum (pengelola arsip).Hasil penelitian menunjukkan bahwa tata kelola arsip kantor desa di wilayah Kecamatan Sumbang mengacu pada pola klasifikasi, pedoman pengurusan surat, dan pedoman penataan berkas. Hasil penelitian juga menunjukkan bahwa tata kelola arsip kantor desa di wilayah Kecamatan Sumbang belum sesuai dengan standar kearsipan. Faktor yang sangat menentukan bagi keberhasilan tata kelola arsip pada kantor desa di wilayah Kecamatan Sumbang adalah dukungan perhatian pimpinan dan anggaran, karena tanpa adanya dukungan perhatian dari pimpinan dan anggaran maka kegiatan pengelolaan arsip tidak dapat berjalan dengan optimal, kebutuhan sarana prasarana tidak akan terpenuhi.

Perubahan Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan

Musliichah, Musliichah

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 10, No 2 (2017): November 2017
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (434.138 KB)

Abstract

Kedudukan Arsiparis dalam Melakukan Penelitian, Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan

Widodo, Bambang P.

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 10, No 2 (2017): November 2017
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (403.579 KB)

Abstract

Arsiparis dalam melakukan kegiatan penelitian/pengkajian bukanlah untuk melaksanakan tugas dan fungsi Arsiparis, tetapi lebih kepada tanggung jawab arsiparis sebagai tenaga fungsional untuk mencari kebenaran dan pengetahuan melalui cara-cara yang ilmiah. Arsiparis dengan penguasaan kegiatan pengelolaan arsip, baik dalam lingkup pekerjaan pengelolaan arsip dinamis maupun pengelolaan arsip statis, diharapkan mampu melakukan penelitian guna mengatasi perubahan yang terjadi dalam lingkungan kearsipan, baik yang disebabkan tuntutan pelayanan bagi kepentingan masyarakat ataupun perubahan yang disebabkan kemajuan teknologi dan komunikasi. Arsiparis sebagai tenaga fungsional dituntut bukan hanya profesional saja tetapi juga mampu menjadi archival scientist. Berbekal ilmu kearsipan yang dimilikinya, arsiparis yang melakukan penelitian diharapkan mampu menyempurnakan kebijakan kearsipan terhadap segala perubahan tentang hakekat arsip dan lingkungan pengelolaan kearsipan.

Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana: Lokasi Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia

Mardiyanto, Verry

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 10, No 2 (2017): November 2017
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (145.577 KB)

Abstract

Tulisan ini menjelaskan mengenai program preservasi arsip konvensional yang membahas mengenai cara melakukan kegiatan pencegahan dalam program preventif arsip dan perbaikan arsip dalam program restorasi arsip. Kedua cara tersebut bertujuan untuk melestarikan arsip yang terdampak bencana. Lokasi penelitian ini adalah Arsip Nasional Republik Indonesia dengan membahas mengenai jenis-jenis arsip yang terdampak bencana. Penelitian ini menjabarkan tentang arsip yang sering terdampak bencana yang terjadi di Indonesia. Metode preservasi arsip dijelaskan dengan metode preventif dan kuratif. Arsip konvensional atau arsip tekstual menjadi poin utama pada pembahasan ini. Metode kuratif dengan fokus pada restorasi arsip dijelaskan secara detail. Restorasi arsip yang fokus pada proses memperbaiki arsip akibat bencana dijelaskan dengan teknik leafcasting, laminasi, dan enkapsulasi serta penggunaan mesin vacuum freeze dry chamber dan freezer untuk penanganan arsip pascabencana banjir. Aspek manajemen sumber daya manusia dan sarana prasarana dalam program preservasi arsip ini juga dibahasa dalam penelitian ini.

Penyusutan Dokumen Perusahaan di PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Azzahra, Nabila

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 10, No 2 (2017): November 2017
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (136.132 KB)

Abstract

Penelitian berjudul Penyusutan Dokumen Perusahaan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) bertujuan untuk mengkaji tentang bagaimana kegiatan penyusutan dokumen perusahaan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Kajian ini menjelaskan mengenai penyusutan dokumen perusahaan yang dilakukan dengan cara penilaian dengan nilai guna dan berdasarkan jadwal retensi arsip. Penyusutan dokumen perusahaan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) belum berjalan dengan baik. Penyusutan dilakukan melalui pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen perusahaan. Proses penyusutan dilakukan setelah proses verifikasi antara daftar arsip dengan fisik arsip selesai dilaksanakan. Pemindahan dokumen perusahaan dilaksanakan secara berkala dari central file ke records center, dengan diterbitkan berita acara yang dilampiri daftar arsip. Pemusnahan dokumen perusahaan belum dilaksanakan karena SOP pemusnahan dan jadwal retensi arsip masih dalam proses pembahasan dan legalisasi. Penyerahan dilaksanakan untuk menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna sekunder ke Arsip Nasional Republik Indonesia yang disertai berita acara dan daftar arsip.

Analisa Tingkat Usability Software Open Source ICA-AtoM

Rifqi, Ach. Nizam

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 10, No 2 (2017): November 2017
Publisher : Arsip Universitas Gadjah Mada

Show Abstract | Original Source | Check in Google Scholar | Full PDF (581.629 KB)

Abstract

Penelitian ini membahas dan mengkaji mengenai seberapa tingkat usability salah satu software bidang arsip digital dengan berbasis opensource yaitu ICA-AtoM. Latar belakang penulisan adalah dengan perkembangan teknologi informasi yang sudah menjadi bagian tak terpisahkan dalam kehidupan masyarakat, khususnya dalam dunia informasi dan dokumentasi dunia kearsipan bahwa penggunaan teknologi informasi cukup intens dilakukan. Pada perkembangannya muncul berbagai software yang cukup berkompeten dalam pengelolaan arsip berbasis digital, terlebih sekarang ini telah banyak software dengan berbasis opensource yang salah satunya adalah ICA-AtoM. Secara metodologi analisa tingkat Usability dilakukan pada ICA-AtoM versi 1.3.1 melalui metode checklist dengan mengacu pada point-point indikator usability yang dikemukakan oleh Nielsen. Hasil analisa menunjukkan bahwa tingkat usability software ICA-AtoM diperoleh hasil prosentase 56,7% yang artinya masih separuh dari ketercapaian usability. Analisa menunjukkan aspek usability terendah terdapat pada point Error prevention (Pencegahan Kesalahan) dan Recognition rather than recall (Mengenali bukan Mengingat) di mana masing-masing aspek diperoleh nilai 0% yang artinya kedua aspek tersebut sama sekali belum terpenuhi. Sedangkan hasil tertinggi diperoleh pada aspek  Flexibility and efficiency of use (Fleksibilitas dan Efisiensi Penggunaan) dan Aesthetic and minimalist design (Estetika & desain yang minimalis) yang masing-masing diperoleh hasil prosentase 100%.